CLAUSULAS DE RESPONSABILIDAD:

CONDICIONES GENERALES DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS

ASIA TRAVELING S.A.S.

RNT 102798

INFORMACIÓN DE LA EMPRESA

ASIA TRAVELING S.A.S., sociedad comercial colombiana identificada con NIT 900.579.736-2, con domicilio principal en Bogotá D.C., inscrita en el Registro Nacional de Turismo bajo el número 102798 como Agencia de Viajes Mayorista, con vigencia hasta el 31 de marzo de 2026. Dirección comercial: Carrera 57B 130A 48 Bloque 5, Bogotá D.C. Teléfono: +57 317 503 1060. Correo electrónico: carmen.gomez@asiatraveling.com.co. Página web: www.asiatraveling.com.co.

CAPÍTULO I – DISPOSICIONES GENERALES

Objeto y Alcance de los Servicios

Asia Traveling S.A.S. presta servicios de intermediación turística como agencia de viajes mayorista, incluyendo la organización, promoción, venta y comercialización de planes turísticos nacionales e internacionales, reserva y contratación de servicios turísticos, asesoría especializada para la obtención de documentación requerida para viajes internacionales y servicios complementarios relacionados con la actividad turística.

La empresa actúa como intermediaria entre los usuarios y los diversos prestadores de servicios turísticos, facilitando el acceso a hoteles, transportes, restaurantes, operadores turísticos y demás proveedores especializados. En esta calidad de intermediaria, Asia Traveling S.A.S. coordina y gestiona los servicios contratados, pero no asume la responsabilidad directa por la prestación material de los mismos, la cual corresponde a cada proveedor especializado.

Definiciones Importantes

Para efectos de estas condiciones generales, se entiende por Usuario o Cliente toda persona natural o jurídica que contrate o solicite los servicios de Asia Traveling S.A.S. El Prestador es Asia Traveling S.A.S. en su calidad de agencia de viajes mayorista. Los Proveedores son las empresas especializadas que prestan directamente los servicios turísticos incluidos en los planes contratados. El Plan Turístico comprende el conjunto de servicios turísticos organizados y comercializados por Asia Traveling S.A.S. según las especificaciones acordadas con cada usuario.

 CAPÍTULO II – CONDICIONES CONTRACTUALES

Formación del Contrato

El contrato de prestación de servicios turísticos se perfecciona mediante la aceptación expresa de la cotización enviada por Asia Traveling S.A.S. y la confirmación del pago correspondiente por parte del usuario. La empresa enviará confirmación escrita del contrato incluyendo todos los detalles del servicio contratado, estas condiciones generales y la información específica del plan turístico seleccionado.

El usuario declara haber recibido, leído y comprendido estas condiciones generales antes de contratar los servicios, manifestando su aceptación expresa de las mismas. Cualquier modificación a estas condiciones deberá constar por escrito y ser aceptada por ambas partes.

Información Precontractual

Cuando el cliente lo solicita, Asia Traveling S.A.S. proporcionará al usuario toda la información relevante sobre los servicios contratados, incluyendo descripción detallada del plan turístico, precios finales con impuestos incluidos, condiciones de vigencia, requisitos de viaje, documentación necesaria, restricciones aplicables y política de cancelaciones. Esta información se considera parte integral del contrato.

Los precios publicados en su página web, www.AsiaTraveling.com.co, incluyen todos los servicios especificados en cada plan turístico y los impuestos aplicables en Colombia. No incluyen gastos consulares, tasas aeroportuarias internacionales, propinas, gastos personales, seguros adicionales no especificados, ni servicios no mencionados expresamente en la descripción del plan. Cualquier costo adicional será informado claramente antes de la contratación.

Modificaciones y Actualizaciones

Asia Traveling S.A.S. se reserva el derecho de modificar itinerarios, fechas, horarios y servicios incluidos cuando circunstancias ajenas a su control así lo ameriten, incluyendo factores climáticos, eventos de fuerza mayor, decisiones gubernamentales, restricciones sanitarias, modificaciones en horarios de transporte o disponibilidad de proveedores.

Cuando las modificaciones alteren sustancialmente las condiciones esenciales del plan turístico contratado, el usuario tendrá derecho a aceptar las nuevas condiciones, solicitar un plan alternativo de características similares o cancelar el contrato con derecho a reembolso total del dinero pagado. Asia Traveling S.A.S. notificará las modificaciones con la mayor antelación posible y ofrecerá las alternativas disponibles.

CAPÍTULO III – RESPONSABILIDADES Y LIMITACIONES

Responsabilidades de Asia Traveling S.A.S.

Asia Traveling S.A.S. se compromete a gestionar diligentemente la reserva, confirmación y coordinación de todos los servicios incluidos en el plan turístico contratado, mantener comunicación permanente con los proveedores especializados, brindar asesoría y acompañamiento durante todo el proceso, proporcionar información actualizada sobre requisitos de viaje y documentación necesaria, y atender oportunamente las solicitudes y requerimientos de los usuarios.

La empresa responde por el cumplimiento de sus obligaciones como intermediaria turística, garantizando que los servicios contratados correspondan a las especificaciones acordadas. En caso de incumplimiento imputable a Asia Traveling S.A.S., la empresa asumirá la responsabilidad correspondiente según la normatividad vigente y procederá a implementar las medidas correctivas necesarias, incluyendo la gestión de servicios alternativos llegando a acuerdos con cliente o haciendo  el reembolso proporcional cuando corresponda.

Limitaciones de Responsabilidad

Asia Traveling S.A.S. no asume responsabilidad directa por deficiencias en la prestación de servicios por parte de los proveedores especializados (hoteles, aerolíneas, restaurantes, operadores locales), eventos de fuerza mayor o caso fortuito, decisiones unilaterales de autoridades gubernamentales, restricciones sanitarias o migratorias, cancelaciones o modificaciones de vuelos por parte de las aerolíneas, o circunstancias personales del usuario que impidan el desarrollo normal del viaje.

Sin embargo, cuando se presenten estas situaciones, Asia Traveling S.A.S. ejercerá sus mejores esfuerzos para gestionar soluciones alternativas y representar los intereses del usuario ante los proveedores correspondientes. La empresa mantendrá comunicación permanente con el usuario sobre el estado de las gestiones y las opciones disponibles.

Responsabilidades del Usuario

El usuario debe proporcionar información veraz, auténtica, completa y suficiente sobre su identidad, datos de contacto, preferencias de viaje, requerimientos especiales. El usuario debe presentar los documentos que respalden sus solicitudes de visado en relación con el arraigo a Colombia y la capacidad económica que posee, según la asesoría provista por Asia Traveling S.A.S. Debe presentar documentación válida y en regla para el viaje, cumplir con todos los requisitos migratorios, sanitarios y de seguridad exigidos por las autoridades competentes, llegar puntualmente a los sitios de encuentro y cumplir con los horarios establecidos. En caso de incumplimiento de las responsabilidades del usuario este deberá asumir los costos adicionales por dicha falta.

Asimismo, el usuario debe comportarse respetuosamente con otros viajeros, personal de servicios y comunidades locales, seguir las instrucciones de seguridad y recomendaciones brindadas por guías y operadores locales, cuidar sus pertenencias personales y documentos de viaje, y informar inmediatamente sobre cualquier novedad o inconveniente que se presente durante el viaje.

CAPÍTULO IV – POLÍTICAS DE CANCELACIÓN Y REEMBOLSOS

Política de Cancelaciones

Las cancelaciones realizadas por el usuario generarán las siguientes deducciones sobre el valor total pagado:

• Cancelaciones realizadas con más de treinta (30) días calendario de antelación a la fecha de inicio del viaje implicarán una deducción del veinte por ciento (2%) por gastos administrativos y de gestión.
• Cancelaciones realizadas entre quince (15) y veintinueve (29) días calendario antes del inicio del viaje implicarán una deducción del cincuenta por ciento (50%) del valor total.
• Cancelaciones realizadas con menos de quince (15) días de antelación al inicio del viaje no tendrán derecho a reembolso, salvo circunstancias de fuerza mayor debidamente acreditadas.

Circunstancias Especiales de Cancelación

Se consideran circunstancias especiales que permiten cancelación con reembolso total o parcial según el caso: enfermedad grave del usuario o familiar en primer grado de consanguinidad debidamente certificada por autoridad médica competente, fallecimiento de familiar en primer grado de consanguinidad, negación de visa por parte de autoridades consulares cuando el trámite haya sido gestionado cumpliendo todos los requisitos, y restricciones gubernamentales sobrevinientes que impidan la realización del viaje.

En estos casos, el usuario deberá presentar la documentación soporte correspondiente dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes al conocimiento del hecho. Asia Traveling S.A.S. evaluará cada situación particular y determinará el porcentaje de reembolso aplicable según las políticas de cancelación de los proveedores y los gastos ya causados.

CAPÍTULO V – SERVICIOS DE ASESORÍA EN TRÁMITES DE DOCUMENTACIÓN

Alcance del Servicio de Asesoría en Visas

Asia Traveling S.A.S. ofrece servicios de asesoría y acompañamiento para la obtención de documentación requerida para viajes internacionales, incluyendo orientación sobre requisitos

consulares, revisión de documentación, diligenciamiento como tercero autorizado de formularios en plataformas oficiales y seguimiento al proceso ante las autoridades competentes.

El servicio se limita estrictamente a la asesoría y gestión administrativa del trámite. La decisión sobre el otorgamiento o negación de visas corresponde exclusivamente a las autoridades consulares respectivas.

Asia Traveling S.A.S. no garantiza la aprobación de ningún trámite de visa ni asume responsabilidad por las decisiones de las autoridades migratorias. Tampoco se hace responsable por la autenticidad ni veracidad de la información proporcionada por el usuario para estos trámites, cuya responsabilidad recae única y exclusivamente en cabeza del usuario.

Autorización para Gestión de Trámites

Cuando el usuario solicite el servicio de asesoría en trámites de documentación, deberá otorgar autorización expresa y por escrito para que Asia Traveling S.A.S. pueda crear cuentas de usuario en plataformas oficiales, diligenciar formularios con la información suministrada por el usuario, cargar documentos en los sistemas correspondientes y realizar seguimiento al proceso.

El usuario podrá solicitar en cualquier momento las credenciales de acceso a las cuentas creadas en su nombre. Una vez entregadas estas credenciales, Asia Traveling S.A.S. no mantendrá responsabilidad sobre el manejo posterior de la cuenta ni sobre requerimientos adicionales que puedan formular las autoridades consulares.

Manejo de Documentación Sensible

Asia Traveling S.A.S. implementa protocolos específicos para el manejo seguro de documentación personal y financiera entregada por los usuarios para efectos de trámites de visado. Los documentos se reciben únicamente a través de canales seguros autorizados, se clasifican y almacenan en sistemas con acceso restringido al personal autorizado, y se eliminan o devuelven al usuario de manera segura una vez finalizado el trámite correspondiente.

El usuario autoriza expresamente el tratamiento de sus datos personales para los fines específicos del trámite de documentación, de conformidad con la Política de Tratamiento de Datos Personales de Asia Traveling S.A.S. Los datos no serán utilizados para fines diferentes a los autorizados ni se compartirán con terceros no relacionados con el trámite específico.

CAPÍTULO VI – ATENCIÓN AL USUARIO Y RESOLUCIÓN DE CONTROVERSIAS

Sistema de Peticiones, Quejas y Reclamos

Asia Traveling S.A.S. dispone de un sistema formal de atención de peticiones, quejas y reclamos para garantizar los derechos de los usuarios. Los usuarios pueden presentar sus solicitudes a través de los

siguientes canales: formulario disponible en la página web www.asiatraveling.com.co, correo electrónico carmen.gomez@asiatraveling.com.co ó reservas@asiatraveling.com.co, comunicación escrita dirigida a la dirección comercial, o atención presencial en las oficinas de la empresa.

Todas las peticiones, quejas y reclamos serán radicadas con número consecutivo y fecha de recepción. Asia Traveling S.A.S. dará respuesta de fondo dentro de los quince (15) días hábiles siguientes a la radicación, plazo que podrá prorrogarse por quince (15) días hábiles adicionales cuando la complejidad del asunto lo amerite, informando oportunamente al usuario sobre esta prórroga y los motivos que la justifican.

Mecanismos de Resolución de Controversias

Las controversias que surjan entre Asia Traveling S.A.S. y los usuarios se resolverán prioritariamente a través de mecanismos directos de conciliación y arreglo directo. Cuando no sea posible llegar a un acuerdo directo, las partes podrán acudir a los mecanismos alternativos de solución de controversias establecidos en la normatividad vigente.

Sin perjuicio de lo anterior, los usuarios conservan el derecho de acudir directamente ante las autoridades competentes, incluyendo la Superintendencia de Industria y Comercio para asuntos de protección al consumidor, y el Ministerio de Comercio, Industria y Turismo para asuntos relacionados con la prestación de servicios turísticos.

CAPÍTULO VII – PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES

Tratamiento de Datos Personales

El tratamiento de datos personales por parte de Asia Traveling S.A.S. se rige por la Política de Tratamiento de Datos Personales de la empresa, disponible en la página web www.asiatraveling.com.co, la cual cumple con las disposiciones de la Ley 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios.

Los datos personales se utilizan exclusivamente para las finalidades autorizadas por el usuario, incluyendo la prestación de servicios turísticos contratados, gestión de trámites de documentación cuando aplique, cumplimiento de obligaciones legales, y comunicación de información relacionada con los servicios. Los usuarios tienen derecho a conocer, actualizar, rectificar y suprimir sus datos personales en los términos establecidos en la normatividad vigente.

Tratamiento de Datos Personales de Menores de Edad

Asia Traveling S.A.S. reconoce que los datos personales de menores de edad constituyen información sensible que requiere protección especial conforme a la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013. El tratamiento de datos de menores de dieciocho (18) años se realiza exclusivamente cuando sea

necesario para la prestación de servicios turísticos que involucren a familias con hijos menores, gestión de trámites de documentación requerida para viajes internacionales, y cumplimiento de  obligaciones legales relacionadas con la actividad turística.

La recolección y tratamiento de datos personales de menores de edad requiere autorización previa, expresa e informada de ambos padres o del representante legal cuando corresponda. Esta autorización debe ser otorgada por escrito e incluir información clara sobre las finalidades específicas del tratamiento, los datos que serán recolectados, el tiempo de conservación, y los derechos que asisten al menor y a sus representantes legales.

Asia Traveling S.A.S. implementa medidas de seguridad reforzadas para la protección de datos de menores, incluyendo acceso restringido únicamente al personal autorizado y capacitado, protocolos específicos de eliminación segura una vez cumplidas las finalidades autorizadas, y auditorías periódicas para verificar el cumplimiento de las medidas de protección implementadas.

Los datos personales de menores de edad no serán utilizados para fines comerciales no autorizados, marketing directo, ni compartidos con terceros diferentes a los proveedores estrictamente necesarios para la prestación del servicio turístico contratado. En ningún caso se realizará perfilamiento comercial ni se tomarán decisiones automatizadas que puedan afectar al menor basándose únicamente en el tratamiento de sus datos personales.

Los padres o representantes legales de menores de edad tienen derecho a conocer qué datos personales del menor están siendo tratados, acceder gratuitamente a los datos del menor que reposen en las bases de datos de Asia Traveling S.A.S., solicitar la actualización, rectificación o supresión de datos cuando sean inexactos, incompletos o no correspondan a la realidad, y revocar la autorización otorgada cuando no exista obligación legal de conservar la información.

Cuando el menor cumpla la mayoría de edad, Asia Traveling S.A.S. solicitará confirmación directa del ahora mayor de edad para continuar con el tratamiento de sus datos personales conforme a las finalidades originalmente autorizadas, respetando en todo caso su derecho a solicitar la eliminación de sus datos si así lo desea.

CAPÍTULO VIII – DISPOSICIONES FINALES

Cumplimiento Normativo

Asia Traveling S.A.S. desarrolla sus actividades en cumplimiento de la Ley 300 de 1996 y sus modificaciones, la Ley 1480 de 2011 de protección al consumidor, la Ley 1581 de 2012 de protección de datos personales, el Decreto 1074 de 2015 y demás normas aplicables al sector turístico y de protección al consumidor.

La empresa mantiene vigente su inscripción en el Registro Nacional de Turismo y cumple con todas las obligaciones establecidas para los prestadores de servicios turísticos, incluyendo la renovación oportuna de registros, el cumplimiento de requisitos de calidad y la atención adecuada a los usuarios.

Vigencia y Modificaciones

Estas condiciones generales tienen vigencia indefinida y se aplicarán a todos los contratos de prestación de servicios celebrados entre Asia Traveling S.A.S. y sus usuarios. Cualquier modificación a estas condiciones será comunicada oportunamente a los usuarios y se aplicará únicamente a los contratos celebrados con posterioridad a la entrada en vigencia de las modificaciones.

Aceptación y Consentimiento

El usuario declara haber leído, comprendido y aceptado íntegramente estas condiciones generales, las cuales constituyen el marco jurídico que rige la relación contractual con Asia Traveling S.A.S. La contratación de cualquier servicio implica la aceptación expresa de estas condiciones y el compromiso de cumplir con todas las obligaciones establecidas.

INFORMACIÓN DE CONTACTO Y SUPERVISIÓN

Para mayor información sobre los servicios, presentación de peticiones, quejas y reclamos, o consultas sobre estas condiciones generales, los usuarios pueden contactar a Asia Traveling S.A.S. a través de los canales establecidos. Para denuncias relacionadas con protección al consumidor, pueden dirigirse a la Superintendencia de Industria y Comercio. Para asuntos del sector turístico, pueden contactar al Ministerio de Comercio, Industria y Turismo.

Asia Traveling S.A.S. – RNT 102798 Dirección: Carrera 57B 130A 48 Bloque 5, Bogotá D.C. Teléfono: +57 317 503 1060

Correo: carmen.gomez@asiatraveling.com.co ó reservas@asiatraveling.com.co

Web: www.asiatraveling.com.co